“Il backup viene eseguito tutte le notti.”
È una delle risposte più frequenti quando si chiede a un’azienda come protegge i propri dati. Ed è certamente un buon punto di partenza.
Ma non basta.
Tra avere un sistema che genera periodicamente una copia dei dati ed essere realmente in grado di riprendere il lavoro dopo un guasto, un errore umano o un attacco informatico c’è una differenza enorme.
La vera domanda non è quindi: “Hai un backup?”
La domanda corretta è: “Se domani perdessi server, dati o applicazioni, quanto tempo impiegheresti per tornare operativo?”
Ed è proprio qui che molte strategie di backup mostrano i propri limiti.
Un backup completato non è necessariamente un backup utilizzabile
Un software può comunicare che il processo notturno è terminato correttamente. Questo, però, conferma soltanto che una determinata operazione è stata eseguita.
Non garantisce automaticamente che:
• tutti i dati necessari siano stati copiati;
• la copia non sia danneggiata;
• il backup contenga anche configurazioni e applicazioni;
• le credenziali necessarie al recupero siano disponibili;
• esista ancora un sistema sul quale ripristinare i dati;
• il tempo necessario sia compatibile con le esigenze dell’azienda.
In altre parole, il backup può essere formalmente presente ma non essere sufficiente per consentire una vera ripartenza.
È un po’ come possedere una ruota di scorta senza aver mai controllato se sia gonfia, compatibile con l’auto e accompagnata dagli strumenti necessari per montarla.
La sua reale utilità si scopre soltanto quando serve. E quello è il momento peggiore per accorgersi che qualcosa non funziona.
Cosa può rendere inutilizzabile un backup?
Le cause possono essere numerose.
Una configurazione errata potrebbe escludere dal processo alcune cartelle o alcuni database. Lo spazio disponibile potrebbe essere terminato settimane prima senza che nessuno abbia verificato le notifiche. Le copie potrebbero essere danneggiate oppure protette da credenziali non più conosciute.
In altri casi il backup funziona, ma viene conservato nello stesso ambiente dei sistemi originali.
Questo significa che un guasto hardware, un problema elettrico, un incendio, un furto o un attacco ransomware potrebbero compromettere contemporaneamente sia i dati di produzione sia le relative copie.
C’è poi un altro aspetto spesso trascurato: la dipendenza dall’infrastruttura.
Immaginiamo che un’azienda disponga di un backup completo del proprio server. In caso di guasto, però, potrebbe essere necessario:
• individuare un nuovo server compatibile;
• installare e configurare il sistema;
• recuperare le credenziali;
• trasferire grandi quantità di dati;
• ripristinare database e applicazioni;
• verificare le connessioni tra i diversi servizi;
• riconfigurare postazioni e utenti;
• effettuare i controlli prima della riapertura.
Il backup esiste, quindi, ma l’azienda potrebbe comunque rimanere ferma per molte ore o addirittura per giorni.
Backup e Disaster Recovery non sono la stessa cosa
Il backup risponde principalmente alla domanda: “Disponiamo di una copia dei nostri dati?”
Il Disaster Recovery deve rispondere a una domanda più ampia: “Come facciamo a ripristinare sistemi, applicazioni e operatività dopo un evento grave?”
Una strategia di Disaster Recovery non riguarda soltanto i file. Comprende persone, responsabilità, infrastrutture, procedure, priorità e tempi di intervento.
Deve chiarire, per esempio:
• quali sistemi devono essere recuperati per primi;
• dove si trovano le copie;
• chi possiede le credenziali necessarie;
• quale infrastruttura sarà utilizzata per il ripristino;
• chi deve prendere le decisioni;
• chi contattare durante l’emergenza;
• come verificare che i servizi siano nuovamente utilizzabili.
Anche il NIST inserisce backup, recupero e ripristino all’interno di una pianificazione più ampia della resilienza e della continuità dei sistemi informativi. Non si tratta quindi di una singola operazione tecnica, ma di un processo organizzato che deve tenere conto delle priorità operative dell’azienda.
Due sigle importanti: RPO e RTO
Per capire se una strategia è adeguata occorre definire almeno due parametri.
RPO: quanti dati puoi permetterti di perdere?
L’RPO, Recovery Point Objective, indica fino a quale momento devono poter essere recuperati i dati.
Se il backup viene eseguito ogni notte e il server si guasta alle 17:00, si potrebbero perdere tutte le modifiche effettuate durante la giornata.
Per alcune attività perdere otto ore di lavoro può essere accettabile. Per altre potrebbe significare perdere ordini, documenti, prenotazioni, registrazioni o operazioni essenziali.
Non esiste quindi una frequenza di backup corretta per tutte le aziende. Dipende dal valore e dalla velocità con cui cambiano i dati.
RTO: quanto tempo puoi rimanere fermo?
L’RTO, Recovery Time Objective, rappresenta invece il tempo massimo entro il quale un servizio deve essere ripristinato.
Un’azienda potrebbe stabilire che:
• la posta elettronica deve tornare disponibile entro quattro ore;
• il gestionale deve ripartire entro due ore;
• l’archivio storico può attendere fino al giorno successivo.
Queste priorità permettono di progettare il sistema in modo coerente con le esigenze reali.
Dire semplicemente “abbiamo il backup” non fornisce nessuna informazione su questi due aspetti fondamentali.
Il test di ripristino è la vera prova del backup
Il modo più affidabile per sapere se una copia funziona è provare a utilizzarla.
Un test di ripristino consente di verificare:
• l’integrità dei dati;
• la disponibilità delle credenziali;
• la compatibilità dei sistemi;
• il corretto funzionamento delle applicazioni;
• la completezza della documentazione;
• il tempo realmente necessario per tornare operativi.
Il test non deve necessariamente interrompere i sistemi aziendali. In molti casi può essere eseguito in un ambiente separato, senza interferire con il lavoro quotidiano.
Questa verifica permette anche di misurare la differenza tra il tempo di ripristino immaginato e quello reale.
Potremmo essere convinti di poter recuperare un server in due ore e scoprire, durante il test, che il trasferimento dei dati ne richiede otto. Oppure che manca una password, una licenza, una configurazione o una dipendenza indispensabile.
Scoprirlo durante una simulazione permette di correggere il problema con calma. Scoprirlo durante un’emergenza significa aggiungere un’altra difficoltà a una situazione già critica.
Il ransomware può colpire anche le copie
Un sistema di backup collegato costantemente alla rete e accessibile attraverso le stesse credenziali utilizzate sui sistemi aziendali può diventare un bersaglio.
Gli attacchi più evoluti non cercano solamente di cifrare i dati di produzione. Tentano anche di cancellare o rendere inutilizzabili le copie, proprio per ridurre le possibilità di recupero e aumentare la pressione sull’azienda.
Per questo una strategia moderna dovrebbe prevedere copie separate e protette, con accessi controllati e politiche di conservazione coerenti.
Non è sufficiente moltiplicare le copie se tutte dipendono dallo stesso sistema, dalle stesse credenziali o dalla stessa posizione fisica.
La separazione deve essere reale, non soltanto nominale.
Le domande da fare oggi al proprio referente IT
Per capire se il backup aziendale offre una protezione reale, si può partire da alcune domande molto concrete:
1. Quali sistemi e quali dati vengono effettivamente copiati?
2. Con quale frequenza vengono eseguiti i backup?
3. Come vengono segnalati e gestiti gli eventuali errori?
4. Per quanto tempo vengono conservate le copie?
5. Esiste almeno una copia separata dall’infrastruttura principale?
6. Chi possiede le credenziali necessarie al recupero?
7. Su quale sistema verrebbero ripristinati i dati in caso di guasto?
8. Quando è stato effettuato l’ultimo test di ripristino?
9. Quanto tempo è stato necessario?
10. Quali attività aziendali avrebbero la priorità?
Se alcune risposte non sono disponibili, il problema non è necessariamente l’assenza del backup. Potrebbe essere l’assenza di una vera strategia di ripartenza.
Dal backup alla continuità operativa
Proteggere i dati significa certamente effettuare copie regolari, ma significa anche progettare ciò che deve accadere dopo un incidente.
La continuità operativa nasce dall’unione di diversi elementi:
• backup monitorati;
• copie separate e protette;
• procedure documentate;
• infrastrutture adeguate;
• responsabilità definite;
• test periodici;
• tempi di recupero compatibili con il lavoro dell’azienda.
Ogni organizzazione ha esigenze differenti. Un piccolo studio professionale, un’azienda produttiva, una struttura sanitaria e un contact center non possono adottare automaticamente la stessa soluzione.
Per questo il primo passo non è acquistare più spazio di backup.
Il primo passo è capire quali servizi sono realmente indispensabili e quanto costerebbe all’azienda non poterli utilizzare.
Il tuo backup è pronto. Ma la tua azienda lo è?
INew Assistent aiuta le aziende ad analizzare non soltanto l’esistenza delle copie, ma l’intero processo di recupero: dati protetti, infrastruttura disponibile, procedure, priorità e tempi reali di ripartenza.
Una verifica preventiva può individuare criticità che normalmente rimangono invisibili fino al momento dell’emergenza.
Perché il momento giusto per scoprire se un backup funziona non è quando hai già perso i dati.
Contattaci per verificare il tuo sistema di backup e valutare quanto tempo servirebbe realmente alla tua azienda per tornare operativa.
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